5 BONS CONSEILS POUR RÉUSSIR SON EVENEMENT
Votre événement permet de créer et/ou de renforcer vos liens avec vos clients ou vos équipes, de lancer un produit ou une marque, de former vos employés, de rencontrer de nouveaux prestataires… Que vous organisiez un forum, un colloque, une conférence, une convention, un salon ou un séminaire…vous trouverez ici quelques règles d’or pour réussir votre événement.
1°- ANTICIPER
Avant toute chose, vous devez savoir pour qui et pourquoi vous souhaitez préparer cet évènement afin de définir comment et quand. Bien vous organiser, c’est capitaliser vos chances de réussite et obtenir les meilleures prestations souhaitées (traiteur, salle, conférencier, date). De nombreux outils en ligne permettent de travailler de manière collaborative en mode projet et de planifier vos tâches jusqu’au jour-J. N’hésitez pas à vous en servir. Un tableau de bord vous aidera à penser à tous les détails.
N’oubliez pas de prévoir aussi une répétition et de veiller à ce qu’aucune manifestation concurrente n’ait lieu à la date que vous avez arrêtée.
2°- CIBLER
Vous organisez un événement pour toucher une cible et avoir le meilleur impact commercial possible. Il est donc indispensable de bien connaître votre public à viser et de choisir un thème porteur.
Mettez-vous à la place de vos hôtes et imaginez ce qu’ils attendent d’une société comme la vôtre. Vous pourrez ainsi peaufiner votre offre.
3°- COMMUNIQUER
Votre message n’est pas le même que vous vous adressiez à vos clients, vos partenaires ou vos employés. Vous devez surtout « interpeller » votre destinataire. Alors peaufinez votre titre et utilisez des outils de communication adaptés et multicanaux : campagne digitale avec un « save the date » plusieurs semaines à l’avance, puis rappels ; invitations par courrier postal, site internet dédié, flyers, signalétique. Une montée en puissance de votre communication permet de tenir votre cible en haleine jusqu’à l’événement.
Enfin, pensez au confort de vos hôtes et offrez leur toutes toutes les informations utiles (plan d’accès, horaires, parking, transports en commun, etc.) pour éviter les déconvenues.
4°- S’ENTOURER
N’oubliez pas que cet évènement reflète l’image de votre société. Alors ne lésinez pas sur les moyens et choisissez des partenaires de qualité (traiteurs, conférenciers, hôtes et hôtesses, voituriers, etc.) tout en maitrisant votre budget : comparez les devis et faites vos réservations à l’avance. Pour réduire vos coûts, vous pouvez mettre en place des partenariats avec d’autres marques, faire des échanges en tous genres : services, produits, espaces publicitaires, etc.
5°- SUIVRE
Votre événement est fini et ce fut une réussite. Mais tout ne s’arrête pas là ! L’année prochaine vous devrez sûrement reconduire la manœuvre et l’enjeu sera de faire au moins aussi bien.
Un audit de votre événement vous permettra de comprendre ses points forts et ses points d’améliorations. Envoyez par exemple une enquête de satisfaction auprès de votre cible mais aussi de vos prestataires.
N’oubliez pas d’adresser une lettre de remerciement et un bilan aux participants.
En conclusion :
Chaque étape de préparation de votre événement participe à la réussite du processus.
Nous espérons que ces quelques conseils vous seront utiles et sommes à votre disposition pour vous accompagner pendant toutes ces étapes.