Organiser un séminaire n’est pas une mince affaire.
Il n’est question que d’anticipation et d’organisation. Pour vous aider à établir votre cahier des charges et optimiser les chances de succès de votre événement, nous vous proposons de suivre ces dix étapes.
1. Définir les objectifs et la cible
Les objectifs et la cible de votre séminaire sont des éléments déterminants puisque d’eux dépendent toutes les décisions qui suivent. Ainsi, tout le processus d’organisation de votre séminaire sera différent selon que vous vous adressiez à des partenaires, des collaborateurs ou des clients.
Votre objectif peut être par exemple commercial (faire connaître votre nouvelle technologie à des clients et prospects) ou managérial (transmettre de nouvelles procédures à vos collaborateurs).
2. Établir un thème et un format
Une fois vos objectifs fixés et vos cibles choisies, vous pourrez développer le thème et déterminer un format de séminaire. Pour le thème, tout commence par un titre accrocheur qui va motiver votre public à se déplacer et autour duquel vous pourrez articuler votre projet. En parallèle, essayez d’estimer le type de format (week-end, journée, semaine mais aussi team-building, formation, …) le mieux adapté à votre objectif.
3. Prévoir un budget
La fin justifie les moyens. Alors essayez de mettre la priorité sur vos objectifs et pensez « retour sur investissement ».
Mieux vaut privilégier le bien-être de vos participants et négocier des chambres confortables avec l’hôtel plutôt qu’économiser quelques euros qui peuvent impacter la qualité du séjour de vos convives.
4. Choisir un moment
Pour sélectionner une date, pensez à la disponibilité de vos participants.
Selon votre cible et votre type d’événement, certaines dates seront plutôt à éviter (vacances scolaires, jours fériés et ponts, événements sportifs nationaux par exemple …) alors que d’autres maximiseront les chances de succès de votre événement.
5. Définir le lieu
Pour faire votre choix de lieu, définissez vos critères : capacité d’accueil, accessibilité (transports en commun), commodités (parking, restaurants, hôtels), qualités des équipements, luminosité, etc.
Ne vous contentez pas de brochures, déplacez-vous sur le lieu pour éviter de mauvaises surprises mais aussi pour vous projeter.
Si le devis proposé vous convient, ne tardez pas à poser une option afin d’assurer votre réservation. Sinon, vous risquez de recommencer votre démarche depuis le début.
6. Faites un planning
Pour garantir le bon déroulement de votre événement, définissez les tâches à réaliser sur une échelle de temps : interlocuteurs à prévenir, traiteur à commander, parking à réserver, hôtels à contacter, acomptes à verser, etc. Comme tout imprévu et retard peut compromettre votre séminaire, prévoyez dans votre planning une petite marge de manœuvre.
7. Informez les participants
Afin d’éviter une sur-sollicitation pendant la préparation de votre événement, donnez toutes les informations nécessaires à vos participants : logistique (taxi ou bus qui les récupère, proximité de l’hôtel…), heures des prestations (formation, conférences, activités, etc.), temps de pause et heures des repas.
8. Communiquer sur l’événement
Un budget doit être alloué à la communication autour de votre événement. Selon son envergure, il sera plus ou moins élevé.
L’idéal est de mettre en place un plan de communication ou a minima des actions élémentaires et ce, que vos participants soient des collaborateurs ou des invités extérieurs.
La première étape consiste à valider la présence de vos publics. Cela passe par une invitation avec recueil des réponses pour évaluer le nombre réel de participants… Peu de temps avant l’événement, n’oubliez pas également d’envoyer une newsletter ou un e-mailing de rappel. Et accompagnez-la/le d’une feuille de route.
Pensez aussi à la signalétique pour éviter toute déconvenue logistique qui pourrait agacer votre public (localisation du parking, du restaurant, de la salle où a lieu l’événement, d’éventuels vestiaires, etc.)
9. Préparation et simulation
Dans les jours qui précèdent le séminaire, essayez de vous rendre sur les lieux pour les petits ajustements de dernière minute : nombre de chaises à disposition, tasses, paperboard, etc.
Une répétition peut être nécessaire si vous avez prévu une prestation artistique (qualité du micro, etc.) mais aussi pour une simple formation, afin de vous assurer que vos participants auront toute votre attention.
10. Communiquer après l’événement
L’événement est terminé, mais tout n’est pas fini !
Vous avez laissé une impression à vos publics et il est temps à présent de la recueillir.
L’idéal est d’envoyer dès le lendemain un petit mot de remerciement, accompagné si vous ne l’avez déjà fait le jour j, d’un formulaire de satisfaction.
Le petit plus : créez une page sur votre site web avec les photos prises lors du séminaires (cela peut se faire avec accès limité qu’aux participants) et transmettez le lien de connexion à vos participants.
C’est le petit clin d’oeil qui fait toute la différence !
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L’Espace Tête d’Or, vous accompagne sur toutes ces étapes et se charge avec vous du respect de votre cahier des charges.
N’hésitez pas à contacter Justine DONISI ainsi que son équipe pour de plus amples informations :
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