Le bon déroulement de votre salon repose essentiellement sur ces étapes clés : la veille concurrentielle, la recherche d’exposants, de prestataires et de clients, la communication autour de l’événement.
Voici quelques conseils.
Préparer
Avant d’organiser votre salon, nous vous recommandons d’en visiter d’autres en amont pour vous inspirer, mais aussi repérer les erreurs à ne pas commettre. Vous pouvez vous renseigner sur des événements dans votre secteur comme dans des domaines différents. Le but est de vous informer sur les tendances en termes de nouvelles technologies utilisées (vidéo, motion design, signalétique, tablettes, etc.), de présentation de produits (tablettes, phygical, démonstration), d’animations mises en place, de supports de communication employés, d’éventuels exposants à contacter, etc.
Définir votre projet
À partir de votre veille, vous serez en mesure d’établir les grandes lignes de votre événement afin de présenter votre projet à vos futurs exposants, prestataires et clients.
C’est le moment de préciser votre cahier des charges avec le choix du lieu, la configuration souhaitée, le coût de l’opération ainsi que la mise en place de l’animation et du suivi.
Recruter
Le succès de votre salon va dépendre en partie de la qualité des exposants que vous allez recruter.
Votre investigation doit porter sur des entreprises potentiellement intéressées par votre thématique et ayant un intérêt à exposer lors de votre événement. Vous pouvez les sélectionner à partir de la liste d’exposants de salons similaires, via des publicités ou des mots clés entrés sur Internet. Puis, il s’agit de les contacter. Cela passe par la téléprospection et la communication.
Une fois vos participants recensés dans une base de données, vous pourrez leur envoyer le dossier exposant précisant la configuration du salon sous forme de plan ainsi que la proposition tarifaire pour les stands à louer.
Organiser
Maintenant que vous avez une idée précise des exposants participant à votre salon, vous avez la possibilité de réajuster le format de votre projet : le lieu présélectionné est soit adapté, soit à redéfinir en fonction du nombre de stands occupés.
La fin justifiant les moyens, il est temps de prévoir de manière plus précise votre budget pour sélectionner vos prestataires (traiteurs, service de sécurité, voituriers, signalétique, etc. ).
Point d’organisation sans planning, ni check-list ! Le lieu de votre évènement est important mais la date également. Évitez certaines périodes moins propices que d’autres (vacances scolaires, week-end prolongés, etc.).
N’oubliez pas l’espace presse ! Dans la majorité des salons, ce lieu clos permet aux journalistes de trouver de l’information et de communiquer sur l’ événement grâce à un communiqué de presse.
Budgétiser
Les différentes dépenses à prévoir sont entre autres : les frais de location du lieu, du mobilier et de la décoration (moquette, papier peint,…), d’aménagement (parois) et de montage/démontage, de nettoyage (matériel, prestataires…), de communication (invitations, spots radio, brochures…).
Communiquer
Un plan de communication s’avère fort utile pour définir vos cibles, vos moyes, votre planning et vos résultats escomptés.
La communication s’articule à différents niveaux de votre événement. En amont, elle concernera vos exposants à qui vous donnerez des informations concrètes sur votre thématique, votre lieu, les stands à louer, les droits d’entrée, etc.
Puis il s’agira de communiquer auprès des futurs visiteurs : invitation, save the date, site internet, informations pratiques, etc.
Cherchez un titre accrocheur et citez des exposants à forte notoriété pour capter leur attention. Le visuel doit être attractif et les informations parfaitement lisible.
La signalétique est un élément majeur dans l’organisation de votre manifestation. Elle doit non seulement couvrir le périmètre de votre salon mais aussi les alentours.
Pensez à vous faire accompagner par une agence pour votre campagne de communication. Vous aurez bien assez à faire au niveau commercial pour ne pas avoir à préparer vous-même une annonce radio ou contacter la presse régionale.
Et pour améliorer l’attractivité de votre salon, rien de tel qu’un jeu-concours proposant des lots intéressants à gagner!
Suivre et réajuster
Durant l’évènement plusieurs actions sont susceptibles de vous informer sur les impressions de chacun, exposant comme visiteur. La plus évidente reste le questionnaire, à distribuer lors de l’événement. La synthèse des informations recueillies vous offrira une cartographie de votre évènement pour réajustement.
A l’issue du salon, il est impératif aussi d’établir un bilan de participation. Ce document stratégique doit être envoyé dans la semaine qui suit la manifestation. Il s’accompagne d’une lettre de remerciement ainsi que des résultats du sondage effectué auprès des exposants.
Un bon suivi atteste du sérieux et de la crédibilité de l’organisateur auprès de ses clients. Il est un levier de négociation et de fidélisation.
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe pour vous épauler.