COMMENT REUSSIR VOTRE SEMINAIRE DE FIN D’ANNEE ?
L’ Office Christmas Party est une véritable institution en Angleterre et aux Etats-Unis. En France, la fête d’entreprise de fin d’année n’en reste pas moins une tradition bien ancrée dans l’esprit des Français.
Arbre de Noël, soirée de gala, …tout est possible pour votre séminaire de fin d’année.
Quels sont les bénéfices des ces événements pour une entreprise ?
Détente, lâcher-prise et menu de fête sont d’excellents moyens pour :
- Motiver vos collaborateurs
- Améliorer la qualité du travail en équipe
- Favoriser la communication interpersonnelle
Créer de beaux souvenirs au sein de l’entreprise constitue également un formidable levier pour fédérer les équipes.
La soirée de fin d’année est donc un rendez-vous à ne pas négliger puisqu’elle va donner un élan pour l’année à venir et permettre d’obtenir de meilleurs résultats.
Traditionnellement organisé au mois de décembre, le séminaire de fin d’année est une excellente occasion de «faire le bilan» sur les performances et les points d’amélioration.
Le tout, dans une ambiance décontractée et festive.
Voici quelques conseils simples et efficaces pour préparer votre événement :
Adapter votre événement à la typologie de votre entreprise. Le contour du séminaire d’une multinationale ne sera pas le même que celui d’une PME. Il dépend notamment des moyens investis et des relations interpersonnelles entretenues par les salariés.
Une soirée décontractée avec enfants et conjoints est parfaite pour une PME où tout le monde se connaît. En revanche, lorsque plusieurs filiales sont présentes, la formule sophistiquée et plus formelle est plus appropriée.
– Anticipez l’organisation de votre événement
Les fêtes de fin d’année étant à dates fixes, donc vous ne serez pas les seuls à plébisciter certaines dates et à vouloir réserver des lieux prisés. De surcroît, les collaborateurs posent à l’avance leurs congés. N’hésitez pas à vous caler sur leur organisation pour mobiliser le plus grand nombre. Si les enfants des collaborateurs sont invités, préférez plutôt de faire votre événement un mercredi après-midi, ou un samedi.
Décembre étant un mois chargé, écourté par les fêtes et vacances scolaires, il est aussi possible de décaler la date de votre séminaire. L’événement perdra un peu de sa cohérence mais vous obtiendrez probablement de meilleurs tarifs (traiteurs, lieux, etc.) et plus de participants.
– Sélectionnez un lieu adapté
à votre type d’événement
S’agira-t-il d’un dîner de gala ? Aurez-vous besoin d’une piste de danse ? Envisagez-vous de faire une animation avec un père de Noël dans son traineau qui distribue des cadeaux ? Souhaitez-vous une projection des résultats de l’année ? Comme pour tout séminaire (voir notre article « comment organiser votre séminaire »), établissez un cahier des charges en amont.
– Contactez des prestataires en fonction de vos besoins
Deux solutions s’offrent à vous pour la restauration.
Soit le lieu choisi propose également de la restauration, soit vous devrez faire appel à un traiteur extérieur. Vous pouvez opter pour un grand buffet dinatoire et vous passer ainsi des serveurs, hôtes et hôtesses. Et n’oubliez pas de penser au personnel d’accueil et de sécurité.
Pour l’animation, de nombreuses prestations sont possibles : des magiciens, le traditionnel cabaret, des sosies de stars, … Définir un thème en amont facilitera vos recherches.
– Rien ne vaut les petites attentions
Evidemment vous pouvez profiter de cette occasion pour offrir des cadeaux à vos employés. Mais de petites attentions simples peuvent également être appréciées. Pensez par exemple aux différents régimes alimentaires de vos collaborateurs et prévoyez au moins un met à base de poisson et une option végétarienne/vegan. N’oubliez pas de proposer des boissons sans alcool originales qui seront appréciées par les enfants comme par les personnes ne consommant pas d’alcool.
Pour limiter les risques liés à l’alcool, organisez-vous avec des services de taxis, des navettes ou du co-voiturage.
– Communiquez sur votre événement
En amont, pour garantir la présence d’un maximum de collaborateur. Vous pouvez ainsi envoyer un Save the date par mail ou utiliser les traditionnels tableaux d’affichage de vos locaux.
Pour mettre tout le monde à l’aise, n’oubliez pas transmettre les informations utiles, telles que le dress-code, le lieu, le thème, les indications pour se rendre facilement à l’événement (transports en commun, parking)
Après l’événement, un petit mail de remerciement accompagné d’une demande de feedback pour amélioration sera forcément apprécié. Vos collaborateurs seront ravis de se voir sollicités pour faire le bilan de la soirée. Se sentir impliqués, améliore aussi le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Pour conclure, il n’y a pas de secret pour garantir la réussite de votre événement. Tout tient à l’anticipation et à l’organisation. Pas de place pour l’improvisation ! Alors, n’hésitez pas à contacter l’équipe de l’Espace Tête d’Or qui vous accompagnera à chaque étape de votre projet.